Personvernerklæring
Personvernerklæring Norsk Luthersk Misjonssamband og Misjonssambandet ung.
I Norsk Luthersk Misjonssamband (Misjonssambandet) og Misjonssambandet ung ønsker vi å gi mennesker muligheten til å bli kjent med Jesus. Vi tilbyr derfor mange ulike aktiviteter og måter å engasjere seg på i arbeidet med å nå denne visjonen. Du kan blant annet følge arbeidet vårt gjennom blader og nyhetsbrev, bidra ved å gi gaver eller ta på deg frivillige verv. Mange er medlemmer i lokale fellesskap eller i Misjonssambandet ung. Noen er også medlemmer i NLM trossamfunn eller døpt i en av våre forsamlinger. Andre igjen deltar på leirer eller arrangementer.
For å kunne tilby disse tjenestene må vi behandle en del personopplysninger. Vi ønsker å være tydelige på hvilke opplysninger dette er, hvorfor vi trenger dem, hvordan de brukes og hvor lenge vi lagrer opplysningene. Som bruker av våre tjenester skal du kunne være trygg på at vi tar ditt personvern og dine rettigheter på alvor.
I denne personvernerklæringen vil du finne informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger. For å gjøre det lettere å finne frem har vi samlet informasjonen om hvordan vi samler inn og behandler personopplysninger, hvilke rettigheter du har, og hvordan du kommer i kontakt med oss, i første del. I andre del finner du en oversikt over hvilke personopplysninger vi behandler i de ulike tjenestene vi tilbyr.
Innholdsfortegnelse
- Hvordan behandler vi personopplysninger i Misjonssambandet og Misjonssambandet ung
- Slik samler vi inn opplysninger
- Dine rettigheter
- Kontakt oss
Del 2: Oversikt over hvilke opplysninger vi behandler
- Person- og kunderegister
- Leir og andre arrangement
- Profil på Min side
- Samtykke til å motta informasjon
- Gaver og givertjeneste
- Abonnement
- Verv og frivillige
- Misjonssambandet trossamfunn
- Dåpsregister
Hvordan vi behandler personopplysninger i Misjonssambandet og Misjonssambandet ung
Når du gir dine personopplysninger til oss gjennom en av våre tjenester, er det Misjonssambandet og Misjonssambandet ung som er ansvarlig for behandlingen av disse. Opplysningene blir behandlet konfidensielt og i tråd med gjeldene lovverk. Opplysningene benyttes kun til formålet.Vi bruker ikke opplysningene du gir oss, til andre formål uten at du aktivt har gitt oss ditt samtykke til det.
Personopplysninger kommer i mange former. De kan trykkes eller skrives på papir, de kan komme via telefon, det kan lagres elektronisk, overføres via post eller elektronisk media, og/eller formidles muntlig. Uansett så ønsker Misjonssambandet å beskytte denne informasjonen på en tilfredsstillende måte. Misjonssambandet har en IKT-driftsmodell der vi har som mål at flest mulig av våre IT programmer/tjenester skal være på internett (sky-tjenester). Det vil si at Misjonssambandet inngår avtale med leverandører av tjenester, men det er Misjonssambandet som beholder eiendomsretten til all informasjon/data som oppbevares der. Tjenester som ikke er på internett, driftes av vår IT parter Advania i deres datasenter. Misjonssambandet har rutiner for å sikre at informasjon vi oppbevarer behandles lovlig, sikkert og forsvarlig. Misjonssambandet jobber også etter prinsippene om at informasjon vi oppbevarer skal ha integritet, konfidensialitet og at tilgjengelighet beskyttes.
Vi vil aldri selge dine personopplysninger til andre, og vi sletter opplysninger vi ikke har bruk for lenger. For å ivareta sikkerheten lagres personopplysninger på en trygg måte. Når du gir dine personopplysninger til oss gjennom en av våre tjenester, er det Misjonssambandet og Misjonssambandet ung som er ansvarlig for behandlingen av disse. Våre ansatte har skrevet under på en taushetserklæring. Dersom vi bruker nettjenester eller andre firma til å gjøre deler av jobben for oss, har vi alltid egne databehandleravtaler som sikrer at dine personopplysninger blir behandlet i samsvar med dine rettigheter og innholdet i denne personvernerklæringen.
Norsk lov pålegger oss å rapportere inn enkelte opplysninger til myndighetene. Eksempler på dette er informasjon om givere med rett til skattefradrag og medlemmer som det søkes økonomisk støtte for. Dersom en domstol krever det, er vi også pålagt å gi politiet innsyn i våre systemer.
Detaljert informasjon om hvilke opplysninger vi lagrer og hvordan de behandles, finner du under oversikten over de ulike tjenestene i del 2 av denne personvernerklæringen.
Slik samler vi inn opplysninger
Vi samler inn personopplysninger på flere måter:
Opplysninger du oppgir til oss
Vi lagrer personopplysninger du oppgir i skjema på papir eller på nett, via e-post eller telefon når du for eksempel melder deg på leir, blir abonnent eller fast giver.
Opplysninger om deg gitt av andre
I enkelte tilfeller kan vi ha lagret opplysninger om deg som er gitt av andre. Eksempler på dette er dersom noen andre har meldt deg på en leir eller et arrangement, dersom noen har oppgitt deg som pårørende, eller dersom du er fadder på et dåpsbarn.
Opplysninger som du har oppgitt til lokale fellesskap i Misjonssambandet
Dersom du har et verv i et lokalt fellesskap i Misjonssambandet, registrerer fellesskapet din kontaktinformasjon og sender inn til Misjonssambandet sentralt. Mange fellesskap sender også sine medlemslister med personopplysninger om medlemmene til Misjonssambandet sentralt i forbindelse med søknad om pengestøtte.
Informasjon vi får når du bruker våre tjenester
Når du bruker våre nettsider, nyhetsbrev eller andre tjenester, kan det lagres anonym informasjon om hvilken enhet du bruker, hvilke saker du leser eller klikker på osv. Disse opplysningene kan ikke knyttes til deg som person.
Dersom du gir en gave til gavekontoen vår, mottar vi et bankbilag med navn, adresse og kontonummeret ditt.
Dersom du kommuniserer med oss på sosiale medier, får vi tilgang til den informasjonen du har valgt å dele med oss der.
Dine rettigheter
Misjonssambandet er en norsk organisasjon, og vi er underlagt norsk lov. Det er personopplysningsloven som bestemmer hvordan vi kan behandle personopplysninger og hvilke rettigheter du har.
Det er du som eier dine personopplysninger, og du har derfor rett til å vite hvordan disse behandles. Det får du gjennom denne personvernerklæringen. Du har også rett til innsyn i hvilke opplysninger om deg som vi har lagret, og du har krav på å få rettet opplysninger som er feil. Dersom du har gitt samtykke til at vi bruker dine personopplysninger, har du rett til å trekke tilbake samtykket når du måtte ønske det. Dersom du ikke ønsker at vi skal behandle dine personopplysninger lenger, har du rett til å bli slettet. I praksis betyr det at vi fjerner alle opplysninger som kan knytte din aktivitet hos oss til deg som person. Ta kontakt med oss dersom du ønsker dette.
På Misjonssambandet.no/minside vil du få oversikt over hva vi har lagret på deg i våre sentrale systemer. Du får tilgang til å endre samtykker og oppdatere informasjonen som er lagret på deg. Noen av våre tjenester er knyttet til lokale misjonsfellesskap eller regioner. For å få innsyn i disse må du ta kontakt med det lokale misjonsfellesskapet eller regionen.
Dersom du har opplevd noe du mener er et brudd på regelverket, kan du sende en skriftlig klage til oss gdpr@Misjonssambandet.no. Du kan også klage over vår behandling av personopplysninger gjør du dette ved å sende dette til Datatilsynet. Klagen videresendes til Kommunal- og moderniseringsdepartementet som oppretter et settetilsyn for å behandle saken.
Kontakt oss
Har du spørsmål eller ønsker å komme i kontakt med oss? Du har rett til å få svar på henvendelser om personvern, og vi vil gjøre det vi kan for å følge deg opp på en god måte.
E-post: minside@Misjonssambandet.no
Telefon: 22 00 72 00
Postadresse: Sinsenveien 25, 0572 Oslo
Del 2: Oversikt over hvilke opplysninger vi behandler
Person- og kunderegister
De aller fleste personopplysninger som vi behandler, lagres i vårt person- og kunderegister. Det er her vi lagrer informasjon knyttet til leirer og arrangementer, givere, medlemmer, abonnenter, verv, frivillige og dåpsregister. Dette systemet gjør det mulig for oss å holde oversikt over hvilke tjenester du ønsker, gjennomføre betalinger og å følge deg opp på en god måte. Dersom du ønsker å se hva som er lagret på deg i vårt person- og kunderegister, anbefaler vi deg å opprette en profil på Misjonssambandet.no/minside.
Endringslogg
For å ivareta våre brukeres sikkerhet og for å kunne rette opp feil logges endringer i viktige personopplysninger og hvem som har utført dem, i en egen endringslogg. På samme måte logges også endringer av viktig informasjon i leirpåmelding, medlemskap og tillitsverv. Endringsloggen lagres i inntil fem år.
Leir og andre arrangementer
Hva vi lagrer og hvorfor
Ved påmelding til våre leirer og arrangementer lagrer vi navn og kontaktinformasjon på deltakere og den som betaler for å registrere deltakere. Dette gjør vi for å kunne sende ut program og informasjon om arrangementet og for å gjennomføre betaling. Vi trenger også informasjon om kjønn og alder på deltakerne for å forsikre oss om at de havner på rett arrangement og i rett aldersgruppe. Informasjon om kjønn bruker vi også for å planlegge romplassering og hvilke ledere vi trenger. Dersom en deltaker har allergier eller spesielle behov, trenger vi å registrere dette for å gi nødvendig oppfølging under arrangementet. Andre valg som gjøres i bestillingen, lagres for å kunne planlegge arrangementet.
De som gir samtykke til å motta informasjon om arrangementer eller melder seg inn i en av våre leirklubber, vil kunne få tilsendt informasjon om tilsvarende arrangementer. Et slikt samtykke kan når som helst trekkes tilbake, enten via Min side eller ved å kontakte oss direkte.
Hvor lenge blir opplysningene lagret?
Opplysninger om allergier og spesielle behov er sensitive opplysninger som vi sletter etter at arrangementet er over. Andre opplysninger om deltakelse på leir og arrangement lagres i vårt kunde- og personregister i fem år, slik bokføringsloven krever. Navn og andre personopplysninger vil også bli slettet etter fem år dersom det ikke er registrert andre aktive forhold til Misjonssambandet eller en har gitt samtykke til å motta informasjon.
Etter fem år flyttes navn og fødselsdato på deltakere og ledere over i et separat register som bare personalleder og generalsekretær har innsyn i. Vi tar vare på denne informasjonen for å ivareta sikkerheten og rettsvernet til våre deltakere og ledere, og den vil utelukkende bli brukt til dokumentasjon i tilfeller der det er påkrevd. Dette er en del av våre rutiner for å forebygge og håndtere seksuelle krenkelser.
Profil på Min Side
Misjonssambandet har en Min side-løsning hvor alle som er registrert i person- og kunderegisteret med epost eller mobilnummer kan logge inn. Min side gir tilgang til å se og endre personlige opplysninger og samtykker som en har gitt. I tillegg får en oversikt over fastgiveravtaler, gaver og skattefradragsrapporter, samt abonnementer, medlemskap og seremonier. Personer med tillitsverv i lokale misjonsfellesskap får også oversikt over sine verv og tilgang til å se/oppdatere opplysninger om sitt misjonsfellesskap.
Min side finner du på denne web-siden: minside.nlm.no. En forenklet versjon av Min side for Utsyn finnes her: utsyn.no/minside
Hva vi lagrer og hvorfor
Den personlige informasjonen som vises på Min side, hentes fra vårt person- og kunderegister. Se overskriften "Person- og kunderegister" for informasjon om hvordan personopplysningene behandles.
Hvor lenge blir opplysningene lagret?
Se overskriften "Person- og kunderegister" for informasjon om hvordan personopplysningene behandles.
Samtykke til å motta informasjon
Hva vi lagrer og hvorfor
Når du gir samtykke til å motta ulike typer informasjon fra Misjonssambandet og Misjonssambandet ung lagrer vi hvilke samtykker som du har gitt, hvordan du ønsker å bli kontaktet og når og på hvilken måte du har gitt samtykke. Dette gjør vi for å kunne sende deg den typen informasjon som du ønsker og for å kunne stadfeste når og hvordan samtykket ble gitt.
Hvor lenge blir opplysningene lagret?
Opplysninger om samtykke blir lagret fram til det eventuelt blir trukket tilbake. Dersom samtykket er gitt skriftlig lagres papirskjemaet i inntil fem år. Du kan når som helst gi, endre eller trekke tilbake samtykket i din profil på Misjonssambandet.no/minside eller på skjemaet Misjonssambandet.no/samtykke.
Gaver og givertjeneste
Hva vi lagrer og hvorfor
Misjonssambandet gir givere mulighet til å gi gaver på ulike måter. Hva som lagres avhenger av måten gaven er gitt på.
Fast givertjeneste
Ved registrering av faste givere lagrer vi personopplysninger for å tilrettelegge for den faste givertjenesten. Opplysningene kommer enten fra skjema på nett eller skjema på papir. Vi lagrer navn og kontaktinformasjon for å kunne registrere giveravtalen på riktig person og sende ut relevant informasjon. Dersom du ønsker skattefradrag for gavene, må vi lagre fødselsnummeret ditt. Valg av formål og eventuell godskriving til lokalt misjonsfellesskap lagres også på avtalen. For hver innbetaling lagrer vi tidspunkt, beløp og bankkontonummer.
Enkeltgaver
Ved registrering av enkeltgaver lagrer vi navn og kontaktinformasjon for å kunne sende takkebrev. Informasjonen kommer fra skjema på nett eller bankbilaget. Dersom giver ønsker skattefradrag for gaven og oppgir sitt fødselsnummer, så lagres dette. For hver innbetaling lagrer vi tidspunkt, beløp og bankkontonummer.
Misjonssambandet har årlig noen gavegiroutsendelser. Faste givere, og andre givere som gir regelmessig, mottar slike gavegiroer basert på sitt eksisterende giverforhold. Andre kan også motta giroen basert på aktivt samtykke for å motta gavegiroer.
Gave på nett
Dersom gaver gis med kredittkort på Misjonssambandet.no, via Vipps gjentagende betalinger eller via Spleis (spleis.no/Misjonssambandet), kan giver velge å gi anonymt eller oppgi personopplysninger. Navn og kontaktinformasjon blir lagret i giverkartoteket for at Misjonssambandet skal kunne rapportere gavebeløpet til Skatteetaten, og for at Misjonssambandet skal kunne sende takkebrev. Ved betaling med kredittkort må givers kredittkortinformasjon oppgis i betalingsløsningen. Kredittkort-informasjonen er ikke tilgjengelig for Misjonssambandet.
Gaver gitt via eksterne leverandører som Vipps og Spleis vil også bli registrert hos disse leverandørene og behandles der i henhold til deres personvernerklæringer.
Gave på vipps, sms, facebook eller bidra.no
Gaver gitt på vipps, sms, facebook eller bidra.no, blir registrert som anonyme gaver. Din konto på disse løsningene er et forhold mellom deg og leverandøren av tjenesten, og det er leverandøren av tjenesten som er ansvarlig for behandlingen av dine personopplysninger.
Skattefradrag
Har du gitt en pengegave på minst 500 kroner til en frivillig organisasjon og/eller et tros- og livssynssamfunn, og beløpet er innberettet elektronisk til Skatteetaten, vil fradraget stå utfylt i skattemeldingen din.
Fradraget kan ikke fordeles fritt mellom ektefeller. Hvis du har gitt en gave sammen med andre og beløpet som er innrapportert på deg er feil, må du be organisasjonen rapportere din forholdsmessige del av gavebeløpet på nytt.
Gaver til frivillige organisasjoner - Skatteetaten
Hvor lenge blir opplysningene lagret?
Misjonssambandet følger bokføringslovens prinsipper angående lagring av gaveføringer. Vi sletter gaveføringer fem år etter at gaven er gitt. Navn og andre personopplysninger vil også bli slettet etter fem år dersom det ikke er registrert andre aktive forhold til Misjonssambandet eller en har gitt samtykke til å motta informasjon.
Medlemskap
Hva vi lagrer og hvorfor
Medlemskap i de aller fleste lokale misjonsfellesskap behandles lokalt og registreres bare i vårt person- og kunderegister i forbindelse med søknader om offentlig støtte. De fleste av våre barne- og ungdomslag sender derfor inn sine medlemslister sammen med årsmeldingen. Lokallag for voksne sender ikke inn medlemslister. Medlemskap i regionale lag som leirklubber og tilsvarende registreres fortløpende ved innmelding. Det samme gjør direktemedlemskap i Misjonssambandet ung sentralt og medlemskap i noen få misjonsfellesskap som regionskontoret administrerer.
Medlemslistene som sendes sammen med årsmelding, inneholder navn, postadresse, fødselsdato, kjønn, om det er betalt kontingent og beløpet på denne, samt hvilket lokallag og hvilket år medlemskapet gjelder for. På medlemskap som registreres forløpende gjennom året, registreres i tillegg innmeldingsdato og informasjon om hvordan innmeldingen skjedde. Ved eventuell utmelding (gjelder direktemedlemskap i Misjonssambandet ung) vil også utmeldingsdato og eventuell angitt årsak til utmeldingen lagres.
Innsyn i lister
Det vil bli gitt innsyn i medlemslister når offentlige myndigheter etterspør dette i forbindelse med søknad om støtte. Slike lister vil inneholde navn, postadresse, fødselsår eller fødselsdato, informasjon om betalt kontingent og hvilket lokallag medlemskapet gjelder for. Kjønn oppgis dersom det etterspørres.
Hvor lenge blir opplysningene lagret?
Medlemsopplysningene lagres i fem år i henhold til bokføringsloven. Navn og andre personopplysninger vil også bli slettet etter fem år dersom det ikke er registrert andre aktive forhold til Misjonssambandet eller en har gitt samtykke til å motta informasjon.
Abonnement
Hva vi lagrer og hvorfor
Ved registrering av abonnement på Utsyn eller Intro lagrer vi navn og kontaktinformasjon for å kunne sende bladet i posten og for å kunne kontakte abonnenten. Fødselsdato blir registrert for å sikre at vi ikke sender faktura til mindreårig, for å unngå dubletter i kartoteket og for å sikre ungdomspris på Utsyn til dem som ønsker det.
Dersom noen andre enn mottaker skal betale, lagrer vi navn og kontaktinformasjon på betaler for å kunne sende ut faktura. Vi sender faktura på e-post til dem vi kan, og papirfaktura til resten.
Vi kontakter aktive abonnenter dersom det er behov for det i forbindelse med deres abonnement. Vi kontakter tidligere abonnenter dersom de aktivt har samtykket til slik kontakt.
Vi sender adressefiler til trykkeriet for å kunne distribuere bladene.
For hver bruker på Intro.no vil siste tidspunkt for innlogging bli lagret, og annen aktivitet brukeren har hatt blir loggført.
Hvor lenge blir opplysningene lagret?
Abonnement som er fakturert, lagres i fem år i henhold til bokføringsloven. Navn og andre personopplysninger vil også bli slettet etter fem år dersom det ikke er registrert andre aktive forhold til Misjonssambandet eller en har gitt samtykke til å motta informasjon.
Verv og frivillige
Hva vi lagrer og hvorfor
Personer som har frivillige oppgaver i Misjonssambandet i form av tillitsverv i lokale misjonsfellesskap, styreverv, lederoppgaver på arrangementer og oppdrag som ulønnede forkynnere, registreres i vårt person- og kunderegister. De vil bli registrert med navn, postadresse, e-postadresse og telefonnummer for å kunne formidle nødvendig informasjon fra organisasjonen. Fødselsdato og kjønn lagres for å kunne fordele oppgaver der det er nødvendig å ta hensyn til kjønn og alder. I tillegg registreres det start- og eventuell sluttdato for et verv og sted og datoer for arrangementer en hadde lederoppgaver på.
Politiattest
Frivillige medarbeidere som har oppgaver blant barn og unge eller blant funksjonshemmede, blir bedt om å levere politiattest. Politiattestregisteret inneholder navn, fødselsnummer, dato for utstedelse av attest og hvilke frivillige oppgaver en hadde på det tidspunktet en leverte attest. Politiattestregisteret blir lagret med særskilt beskyttelse, og bare medarbeidere som har ansvar for å administrere oppgaver som krever slik attest, har tilgang til å sjekke om det er levert politiattest.
Hvor lenge blir opplysningene lagret?
Opplysninger om tillitsverv, styreverv og opplysninger om levert politiattest oppbevares i hele organisasjonens levetid.
Opplysninger om lederoppgaver på arrangementer slettes fra kunde- og personregisteret etter fem år. Etter fem år flyttes navn og fødselsdato på deltakere og ledere over i et separat register som bare personalleder og generalsekretær har innsyn i. Vi tar vare på denne informasjonen for å ivareta sikkerheten og rettsvernet til våre deltakere og ledere, og den vil utelukkende bli brukt til dokumentasjon i tilfeller der det er påkrevd. Dette er en del av våre rutiner for å forebygge og håndtere seksuelle krenkelser.
Misjonssambandet Trossamfunn
Hva lagres og hvorfor
Misjonssambandet tilbyr en kirkerettslig tilknytning til organisasjonen gjennom innmeldelse i Misjonssambandet trossamfunn. Alle som blir medlem, blir registrert i trossamfunnets register. Trossamfunnet krever en bekreftelse på at en ikke er medlem i et annet tros- eller livssynssamfunn i Norge, og at en er døpt. Denne informasjonen lagres. Trossamfunnet lagrer også navn og kontaktinformasjon, fødselsnummer, dåpsdato og dåpssted. Barn under 15 år kan kun meldes inn av foreldre/verge for barnet. Da vil navn og kontaktinformasjon samt fødselsnummer til foreldre/verge også bli lagret.
Misjonssambandet trossamfunn orienterer ditt lokale misjonsfellesskap om ditt medlemskap dersom du gir samtykke til dette.
Hvor lenge blir opplysningene lagret?
Alle medlemmer vil være lagret i registeret. Når en person melder seg ut av trossamfunnet vil opplysningene om medlemskapet beholdes for å kunne gi utmeldingsattester.
Dersom samtykke om informasjon til misjonsfellesskapet ønskes slettet, må det sendes egen melding om dette til trossamfunn@Misjonssambandet.no.
Dåpsregister
Hva lagres og hvorfor
Misjonssambandet har et sentralt dåpsregister. Her blir alle som er døpt i våre fellesskap, registrert. I tillegg oppbevares en signert dåpsprotokoll hos det lokale fellesskapet. Dåpsprotokollen opprettes av den som utfører dåpen. Om den døpte lagres fødselsnummer, fødested, kjønn, navn og adresse. På foreldre lagrer vi fødselsnummer, navn og adresse. Vi lagrer også navn og adresse på faddere. Av generell informasjon så lagrer vi dåpsdato, dåpssted, Misjonssambandet fellesskap som sto for dåpen, den døptes kirketilhørighet og hvem som utførte dåpen. Vi lagrer den informasjon som en dokumentasjon på at personen er døpt og for å kunne oppfylle Misjonssambandets forpliktelser overfor den døpte.
Informasjon om den døpte sendes kun videre til Den Norske Kirke eller annet kirke-/ trossamfunn dersom foreldrene eller den døpte selv ønsker dette. Hvis den døpte ønsker å meldes inn i Misjonssambandet trossamfunn, må egen innmelding sendes trossamfunnet.
Hvor lenge blir opplysningen lagret?
Alle dåpsprotokoller blir arkivert i arkivet til Misjonssambandet, både elektronisk og en papirbasert versjon, og oppbevares i hele organisasjonens levetid.